Eu, desde de pequeno, fui uma pessoa multi tarefa – uma pessoa voltada para abrir e tocar várias tarefas, atividades e projetos ao mesmo tempo.
Dotado de uma energia incomum, uma ansiedade no grau máximo e uma ilusão de que seria capaz de fazer tudo o que precisava ao mesmo tempo, em paralelo eu cansava de ver os projetos em que trabalhava estourarem em muito o o prazo, o orçamento e os recursos alocados.
Até que um dia, eu me convenci que poderia ser melhor, mais rápido e mais eficaz se mudasse de estilo.
De multi tarefa, resolvi me tornar uma pessoa mono tarefa e passei a executar uma tarefa de cada vez e desde então tenho terminado projetos antes do prazo e tenho conseguido fazer mais atividades do que qualquer outra pessoa ou grupo.
O segredo, eu vou revelar abaixo e ele é baseado em pelo menos 4 exemplos práticos que implementei em diferentes empresas onde eu era diretor e tinha equipes multi disciplinares sob meu comando.
Apesar de serem empresas diferentes, todas elas pareciam adotar o mesmo padrão de trabalho, o padrão multi tarefa e as pessoas não entendiam porque nunca terminavam nada no prazo e nem dentro do orçamento previsto.
Graças ao meu alto nível hierárquico nestas empresas e minha capacidade de convencer pessoas – tanto para cima quanto para baixo na organização, eu acabei implantando uma nova cultura nestas empresas.
Vou tentar lhe passar o segredo de forma didática, apenas lembrando que ele foi aplicado na prática com sucesso várias vezes :
Então vamos ao meu modelo, explicado aqui de forma didática :
Imagine que você trabalha numa organização composta por um presidente e 5 diretores e você é responsável por uma área corporativa multi funcional e muti hierárquica que recebe ordens de todos eles e que por isto sua empresa tem o seguinte padrão de comportamento :
No início do ano, no primeiro mês você organiza sua equipe para iniciar o projeto A – demandado pelo diretor A e sua equipe foca durante os dois primeiros meses do ano nesta atividade.
Faz isto até que o diretor B, chega e ordena a troca de atividade e pede para sua equipe focar num outro projeto B – o que faz com que você e sua equipe abandonem o projeto A, temporariamente e no meio da tarefa, para iniciar o projeto B. Sua equipe então gasta mais dois meses executando o projeto B até que no meio de sua execução, vocês recebem outra ordem :
Um diretor C reclama que seu time não o está atendendo e ordena que vocês parem o que estão fazendo e mudem imediatamente para o projeto C – Vocês obedecem, param o projeto B pela metade e iniciam o projeto C, para evitar conflitos com a diretoria.
Só que, já passados 6 meses do ano, o diretor D também faz a reclamação e exige de forma ríspida que você ordene ao seu time o abandono parcial do projeto C pela metade, depois de exatos 2 meses de trabalho e mudem imediatamente para o projeto D, onde sua equipe passa outros 2 meses concentrada.
Ao final de mais estes 2 meses, a cena se repete, agora com o diretor E que reclama de falta de prestígio junto ao presidente e ordena por escrito que sua equipe abandone o projeto D e inicie imediatamente o projeto E. Vocês até tentam contra argumentar, mas o presidente interfere e ao final do 8o. mês do ano, sua equipe se vê começando o quinto projeto novamente, sendo forçada a abandonar mais um projeto pela metade.
Tudo parece ir bem no seu setor, até vocês receberem a visita do diretor A que toma um susto ao descobrir que seu time não trabalha no projeto dele, desde fevereiro e só faltam 2 meses para terminar o ano e ele exige, ordena e ameaça o seu grupo – o que faz com que vocês então abandonem o projeto E e voltem ao projeto A – trabalhando com afinco no mesmo até o último dia de dezembro, quando fecham o ano, finalmente encerrando o primeiro dos 5 projetos que sua equipe abriu ao longo do ano.
A história acima pode ser representada pela figura abaixo :
tempo total gasto no ano 12 meses
projetos abertos no ano = 5 projetos – o A,B,C,D,E
projetos encerrados no ano = 1 projeto = A
Em resumo, sua equipe trabalhou de forma multi tarefa em 5 projetos ao mesmo tempo (A, B, C, D e o E) ao longo do ano, interrompendo um pela metade para mudar para o outro seguinte, de acordo com a pressão exercida pelos respectivos diretores das áreas clientes do projeto – sua equipe trabalhou em 5 projetos, porém só conseguiu ver concluído apenas o primeiro, o projeto A e os outros 4 projetos abertos, pendentes, atrasados e sem terminar de acordo com as expectativas de todos.
Está situação, lhe parece familiar? Você alguma vez já se viu sendo pressionado para trabalhar em mais de uma atividade ou projeto ao mesmo tempo, por chefes diferentes que parecem não se conversar entre si?
Agora vejam a proposta que consegui emplacar nas empresas que trabalhei – aqui representada e resumida de forma didática para sua melhor compreensão e veja se não faz muito mais sentido :
Antes de começar o ano, nos últimos dias de dezembro, eu consegui me reunir com os diretores e o presidente e pedir para operar aquela mesma área de uma forma diferente, garantindo que com a mesma equipe e com menos recursos eu poderia entregar pelo menos 4 projetos no tempo de 1. Curiosos, o presidente e os diretores pediram que eu explicasse melhor o meu pedido.
Eu fui até o quadro branco e desenhei o tempo que precisava :
Eu disse que começaria os trabalhos no mês 1 – janeiro e os concluiria em dezembro – no mês 12 e que eu trabalharia exatamente nos projetos A,B,C,D e E.
Surpreso e achando bastante estranha a proposta, o presidente me disse que não via diferença nenhuma do que eu estava propondo para o ano seguinte, comparado com o ano anterior – eu estava pedindo o mesmo tempo (12 meses) e dizendo que trabalharia nos 5 projetos de cada diretoria A,B,C,D e E – ele disse que não via diferença nenhuma do que eu estava propondo para o que era feito até então, antes de eu assumir aquela operação.
Foi aí que eu me dirigi ao quadro branco e expliquei : a diferença é uma só, eu estou propondo mudar a forma de trabalho :
de multi tarefa como era feita até então (5 projetos abertos ao mesmo tempo) para mono tarefa (apenas um projeto aberto de cada vez, do início até o fim do mesmo, só permitindo a mudança para outro projeto, quando o anterior fosse concluído e provei para eles que eu não teria apenas o projeto A terminado durante o ano, mas eu teria pelos os projetos A, B, C e D encerrados dentro do prazo de 12 meses e desenhei o esquema abaixo :
-Iniciar o projeto A,trabalhar nele durante os 2 primeiros meses e ao final destes 2 meses, não mudar para o projeto B como era costume, mas continuar no projeto A até terminá-lo completamente – gastando 4 meses para isto.
Depois de terminar o projeto A por completo, mudar para o projeto B e trabalhar nele do princípio ao fim até seu término e mudando para o projeto C em seguida e assim sucessivamente.
Fazendo as atividades, desta forma mono tarefa, focando só no projeto A até acabar, mudando para o B e ficando nele até acabar e depois mudando para o C, com cada um durando em média 4 meses, nós terminaríamos o ano com 3 projetos concluídos (o A, B e o C) e não apenas um – o A como tinha sido no ano anterior.
Então nosso desafio se limitou a definir, entre os 5 projetos necessários, qual deles seria a prioridade no.1, 2, 3, 4 e 5 – de forma que uma vez começado o projeto mais importante, nada deste mundo mudaria o trabalho da equipe, até que o projeto fosse totalmente encerrado para passar para o projeto seguinte :
Resultado – descobrimos que com cada projeto tendo o tempo estimado total de 4 meses, na verdade duraria no máximo 3 meses de ponta a ponta, pois os tempos de setup (série de etapas intermediárias e desnecessárias) dos projetos entre a primeira etapa e a última seriam radicalmente reduzidos. VEJAM O RESULTADO :
tempo total gasto no ano 12 meses
projetos abertos no ano = 5 projetos – o A,B,C,D,E
projetos encerrados no ano = 4 projetos = A,B,C,D e ainda iniciado o projeto E.
RESULTADO FINAL = CONSEGUI DEMONSTRAR PARA A PRESIDÊNCIA E PARA A DIRETORIA QUE DARIA PARA TERMINAR OS 12 MESES DO ANO COM 4 PROJETOS CONCLUÍDOS (A,B,C e D) NO MESMO TEMPO EM QUE ANTES CONSEGUIRÍAMOS TERMINAR APENAS UM-O PROJETO A – DESDE QUE ADOTÁSSEMOS A FILOSOFIA MONO TAREFA (UM ÚNICO PROJETO DE CADA VEZ, DE ACORDO COM A PRIORIDADE PRÉ-DEFINIDA) AO INVÉS DA ANTIGA FILOSOFIA MULTI TAREFA (VÁRIOS PROJETOS ABERTOS AO MESMO TEMPO E NÃO CONCLUÍDO NO PRAZO).
E desde que fiz esta descoberta, abandonei completamente minha mania de trabalhar de forma multi tarefa para me concentrar nos projetos prioritários de forma mono tarefa.
Um abraço – M@LuCo:)
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