“Não existe nada mais inútil do que fazer muito bem feito uma coisa que não precisa” Mauro Condé
O mundo inteiro foi pego de surpresa pela pandemia provocada pelo Coronavírus – Covid-19.
Na história do mundo, grandes crises trouxeram grandes perdas que exigiram grandes mudanças para melhor em todos os sentidos.
No mundo de hoje, a tecnologia tem sido revolucionária – computação em nuvem, big data, inteligência artificial, robótica, internet das coisas, impressoras 3D, Drones, carros automáticos,… estão entre essas evidências.
Essas são mudanças que estavam sendo programadas mas que estão sendo antecipadas em função da pandemia.
Médicos e pacientes passaram a se falar por meio da telemedicina, alunos e professores passaram a se comunicar pelos sistemas de ensino à distância e patrões e colaboradores passaram a trabalhar em sistema de home-office.
A melhor forma de se implementar uma nova tecnologia é redesenhar, remapear os processos antes de informatizá-los para não correr o risco de se automatizar a” bagunça”.
A pandemia não permitiu esse tempo de redesenho dos processos antes da mudança.
Ela trouxe a mudança na marra e pessoas, empresas, hospitais e escolas tiveram que se adaptar transferindo para dentro dos novos sistemas os velhos e já obsoletos modelos e processos de trabalho.
Esse cenário cria espaço para o Lean Office – uma sistemática de escritório organizado e enxuto que mapeia, organiza e melhora os processos antigos para colocá-los de forma mais limpa e enxuta dentro dos novos sistemas.
O Lean Office é filho do Lean Manufacturing, famoso sistema revolucionário implementado pela Toyota no ambiente de produção e manufatura, largamente copiado pelo mundo afora.
O objetivo principal do Lean Manufacturing é o combate de desperdícios em processos industriais.
A ideia do Lean Office é adaptar essa ideia brilhante para o mundo dos escritórios, buscando identificar e eliminar burocracias, ineficiências e desperdícios em trabalhos administrativos transferidos às pressas e de qualquer jeito para dentro dos sistemas de home-office.
O Lean Office – Escritório Enxuto, pode ser implantado em 4 passos básicos:
1. Identifique o valor em seu escritório, identifique o desperdício. Parta da identificação dos objetivos estratégicos que devem ser atingidos por parte dos processos do seu setor – ou escritório, de modo que o cliente – receptor interno ou externo – seja satisfeito. Uma ferramenta útil para essa etapa é o Mapeamento do Fluxo de Valor.
2. Eleve o valor agregado em seus processos Identificado o que é valor do que não é valor no processo do seu escritório, resta agora implantar ferramentas enxutas que eliminem ou ao menos reduzam estes desperdícios e todas as atividades que acrescentam burocracia e não agregam valor ao processo, aos objetivos e ao cliente.
3. Padronize o novo fluxo de valor conquistado. Aqui o objetivo é padronizar este novo processo de modo que o desempenho conquistado permaneça estabilizado.
4. Estimule o ciclo da melhoria contínua, como na famosa filosofia Kaizen do Lean Manufacturing: “ser hoje melhor que ontem e amanhã melhor que hoje”?
A mudança é sempre uma benção – nada nem ninguém muda para pior.
Aceite o quanto antes que a vida mudou, as coisas mudaram e o mundo jamais voltará a ser o mesmo.
Além de praticar o Lean Office, procure inovar e medir tudo o que faz para melhorar cada vez mais.
Afinal, quem não mede não gere!
Para encerrar esse post de forma ainda mais inspiradora, deixo você na companhia de 3 obras de arte :
1-Visual – aprecie a pintura : o Banquete – Ion Bitzan
Entre as obras expostas na Bienal de Veneza de 1997 estava uma longa mesa com 13 livros, intitulada “O Banquete”, que imediatamente faz pensar em Platão e seu diálogo sobre o amor.
Bitzan quis transmitir a mensagem – essa figura “nos lembra de nossa sólida tradição cultural”.
o banquete
2- Leia o livro – Lean Office – eu li e achei uma boa ideia compartilhar o tema com você:
3-Musical – Ouça a bela música Chuva no Brejo com o cantor Silva – Música da dupla M.M. (Moraes Moreira + Marisa Monte)
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