11 dicas para revolucionar suas reuniões de trabalho
1. Coloque uma placa bem na porta de entrada da sala de reunião com os dizeres: “Antes de entrar, lembre-se de deixar seu ego aqui – do lado de fora da sala de reunião. Assim agem os membros dos grupos mais bem sucedidos do mundo”.
2. Uma vez dentro da sala, mostre uma placa com a pergunta “Qual é o objetivo desta reunião, o resultado que nós esperamos atingir ao final da mesma?”
3. Termine toda reunião exibindo uma placa com a pergunta : “A reunião atingiu o objetivo desejado?” e fique muito preocupado(a) se a resposta for não.
4. Logo no início da reunião, faça um contrato com os participantes : pergunte para eles o que vocês precisariam fazer durante a reunião para estragar a reunião, para que ela se torne num fracasso total ao seu final. Liste com letras bem grandes numa enorme folha de flip chart tudo, o que na opinião deles, poderia ser um comportamento, uma atitude ou um elemento que contribua para o insucesso da reunião. Pregue esta enorme folha de flip-chart na sala da reunião e toda vez que você perceber que alguém esteja se comportando de maneira similar ao que está escrito, lembre o grupo do contrato prévio apontando a folha e não permita que aquele comportamento negativo ocorra. Volte a reunião para o seu foco e resultado esperado.
5. Respeite o tempo de todos – o seu tempo e o tempo de todos os outros participantes – garanta só convidar para a reunião, pessoas cujas prioridades estejam ligadas à reunião, evite convocar testemunhas para conversas que não tenham nada a ver com elas. Não torture outras pessoas, qualquer que seja a área ou nível hierárquico, fazendo-as participar da reunião olhando toda hora para o relógio, balançando o braço e colocando o braço com o relógio nos ouvidos para se certificar de que não está parado.
6. Imagine-se tendo que assistir a um filme de péssima qualidade por duas horas seguidas preso na cadeira de um cinema – não faça com que sua reunião se pareça com este filme – obrigando pessoas que não tenham nada a ver com o assunto (ou que tenham) a ficar ali sentadas, ora cochilando, ora pensando em tudo menos no que está ali sendo discutido, ora usando smartphones, tablets ou notebooks para realizar atividades paralelas sentadas no meio da sua reunião.
7. Evite convocar reuniões de trabalho seguindo a hora cheia dos calendários e agendas eletrônicas (reuniões com duração de 1 hora, 2 horas, 3 horas, só porque assim são organizadas as agendas eletrônicas) – faça sua reunião demorar o tempo estritamente necessário para a sua duração.Procure vincular o tempo de duração das reuniões ao seu tema e objetivo principal.
8. Faça reuniões de trabalho com durações diferentes :
- Reuniões estratégicas e muito importantes tendem a ter a duração de um filme – cerca de 2 horas
- Reuniões importantes para revisão de metas ou assuntos importantes costumam ter a duração de um seriado de tv – cerca de 40 minutos.
- Reuniões para alinhamento de informações, envolvimento e engajamento de participantes costumam ter a o tempo médio parecido com o tempo de um desenho animado – 15 minutos
- Reuniões para comunicar notícias importantes ou divulgar algum item específico podem ter até o tempo de um comercial de TV – entre 30 e 90 segundos ou poderiam ser substituídas por um comunicado interno (e-mail, vídeo curto com a mensagem,…)
9. Uma das coisas mais importantes para o sucesso de uma reunião: Demonstre e provoque algum drama, alguma crise durante a reunião – teatralize alguma situação dramática para dar aos participantes a sensação de estarem ali reunidos por uma causa séria, crítica e muito urgente e necessária – não faça reuniões onde você discuta temas de maneira morna, sem sal, como se tudo estivesse bem, como se não existisse nenhum problema sério a ser resolvido – as pessoas não se comprometem quando participam de reuniões pró-forma, low profile ou no profile.
Agite a reunião, exagere, teatralize – diga : estamos aqui reunidos porque temos um problema muito sério para resolver – a empresa corre o risco de ser fechada se não resolvermos este assunto, os concorrentes nos derrubarão se não fizermos algo aqui hoje – faça suas reuniões terem dramas, conflitos (gerencie-os, não evite-os) faça com que as pessoas se mexam, se toquem e ajudem a mudar a situação relativa ao objetivo da reunião.
10. Como lidar com conflitos em reuniões: Nunca lidere uma reunião com objetivo de não ter conflitos entre os participantes, mas sim com o objetivo de gerenciar positivamente estes conflitos – se todo mundo concordar o tempo todo com tudo – a reunião não é necessária – mostre as pessoas que você valoriza o conflito, que nós vivemos na era da informação e do debate vigoroso de ideias e enfatize que ele deve ser entre ideias e não entre pessoas – Coloque um outro cartaz na sala com esta placa: “O importante aqui é O QUE QUE É CERTO e não QUEM QUE É CERTO”.
11- Lidere suas reuniões de trabalho como um(a) facilitador(a) de reuniões – a palavra facilitador tem origem num termo francês – animateur – que significa animador – seja um(a) verdadeiro(a) “Sílvio Santos” (animador(a) da sua reunião. Procure facilitar (animar) suas reuniões, liderando os participantes da seguinte forma:
- se o participante for prolixo e falar demais durante a reunião, educadamente peça-o para resumir seu ponto
- se o participante for muito quieto e calado, não deduza que ele está entendendo e concordando com tudo e nem que ele não está entendendo e discordando de tudo – educadamente estimule-o a participar, se direcionando para ele e pergunta a sua opinião, o que ele acha sobre o que está sendo discutido.
- se o participante for um perito, um especialista num tema em que as outras pessoas da reunião não dominam, peça educadamente para ele fazer analogias ou metáforas do que ele está falando com situações conhecidas dos demais participantes
- se o participante tergivessar demais e mudar o assunto da reunião para outro sem relação com ela (a temperatura do dia, uma notícia de TV, inciar um debate sobre futebol no meio da reunião), educadamente lembre a ele e ao grupo que estão gastando tempo com um assunto que não tem a ver com o objetivo da reunião e peça para voltarem ao debate do tema central
- se o participante for um encrenqueiro, tipo daqueles que discordam de tudo o que se fala durante a reunião, observe melhor seu comportamento – uma pessoa pessimista, uma pessoa do contra pode estar apenas tentando colocar sobre a mesa um ponto de vista diferente e importante, sem contudo saber como fazer isto – verifique: se a pessoa apenas discordar por discordar, ela está sendo uma encrenqueira – toda vez que um participante discordar ou for do contra, peça para ela apresentar uma ideia alternativa, dar uma sugestão, fazer uma outra proposta para resolver o problema para o grupo. Ela pode ter uma ideia salvadora, caso contrário – neutralize-a agradecendo a participação naquele ponto e fazendo a reunião caminhar rumo ao seu objetivo.
Espero que estas dicas lhe sejam extremamente úteis no seu dia, que você consiga melhorar o clima e os resultados das suas reuniões de trabalho com elas.
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