Você já ouviu falar de uma pesquisa que mostra que a morte é o segundo maior medo das pessoas no mundo e só é superada por uma coisa: o medo de fazer apresentações em público, principalmente para os chefes e os chefes dos chefes?
Você tem ou já teve este medo?
Especialistas dizem que fazer apresentações em público é uma tarefa para mãos úmidas – você concorda com eles?
Foi pensando em te ajudar a reduzir um pouco este medo que eu preparei este artigo, com a ideia de compartilhar técnicas simples que possam fazer a diferença na sua vida, ajudando-o a conquistar as melhores promoções em sua carreira profissional.
Então, quais são as dicas para fazer a melhor apresentação do mundo?
1. O conteúdo é sempre mais importante que a forma:
Você já viu pessoas se debruçando feito loucas sobre a forma de apresentações dias antes das mesmas? Eu já vi pessoas virarem noites na tentativa desesperada para produzir a apresentação mais linda da vida para os chefes – certa vez eu vi um sujeito tão obcecado pela beleza de seus slides que ele parecia ter incorporado o espírito do mago dos mestres dos efeitos visuais de Hollywood.
Cuidado, pois isto pode ser um erro – a forma e o visual de suas apresentações são importantes sim, mas nunca deixe que o foco nestes quesitos supere sua gana pelo melhor conteúdo. A apresentação que mais me impressionou na vida em todos os tempos foi feita por um operário em uma simples folha de papel de pão apoiada em seus joelhos no meio de uma fábrica barulhenta.
2. Em apresentações muito importantes fale a linguagem da sua platéia:
Esqueça os termos excessivamente técnicos e especializados – se você for um engenheiro químico fazendo apresentação de um novo produto para a diretoria fale na língua dos negócios – fale em margem de contribuição, ganho de vendas, redução de custos ao invés de falar da fórmula XYZTWQ… Além de ser mais bem entendido, você vai acabar tendo a aprovação que deseja.
3. Busque ao máximo a concisão:
Procure se expressar de forma que 20 palavras tragam o significado de 2000.
Faça os seus chefes te aplaudirem de pé ao final da apresentação, te agradecendo aos berros pela informação que você não deu para eles (e que certamente não fez falta).
Quando assistem apresentações sobre o nascimento de uma criança, os chefes não querem saber dos detalhes (como quando começou o namoro dos pais, do casamento, de cada dia dos novos meses de gestação e da aventura do parto) – eles querem ir direto ao ponto – querem ver a cara da criança, se é bonita e saudável, e pronto.
Não entupa a cabeça de seus chefes com dados em excesso e com informações em demasia. Dê grande ênfase na sua apresentação para a agulha que você achou ao fazer o trabalho e não fique mostrando o palheiro onde você passou muito tempo a procurando.
4. Quer despertar o máximo de atenção de sua platéia?
Então desperte a atenção da forma mais incrível que existe – desperte a atenção já no primeiro slide, na primeira linha, nas primeiras palavras – comece pela conclusão – fale logo de início o impacto que a empresa vai ter com a sua ideia ou o seu trabalho (comece contando, por exemplo, como seu projeto vai fazer a empresa ganhar US$1 milhão … isto sim despertará a atenção deles – eles vão ouvir sua apresentação sem nem piscar para saber como você vai conseguir aquele resultado impactante apresentado logo de cara.
Chefes odeiam suspenses e mistérios. Jamais conte longas histórias de detetive com o melhor só no final.
5. Use a a sequência de transformação abaixo para organizar sua apresentação do início ao fim:
Faça dados se transformarem em informação, informação se transformar em conclusão, conclusão se transformar em conhecimento, conhecimento se transformar em tomada de decisão e tomada de decisão se transformar em ação e em resultados.
- Faça o levantamento geral dos dados necessários para produzir sua apresentação – lembre-se que neste estágio eles são dados brutos (dados sem sentido) e que você precisará organizá-los, ordená-los, classificá-los ou sequenciá-los por alguma ordem lógica de agrupamento.
- Transforme estes dados agrupados em informações (dados organizados e com sentido)
- Transforme estas informações em conclusões extraindo delas o que for mais relevante e tiver maior sentido para o objetivo final da sua ideia. Pense em como retirar de dentro dos dados que você organizou e agrupou o supra-sumo da informação – aquela parte que vai modificar para melhor alguma coisa na empresa.
- Transforme as conclusões acima em conhecimento gerado a partir de suas análises inteligentes.
- Transforme este conhecimento em insumo para tomadas de decisão.
- Transforme as decisões tomadas em planos de ação para produzir as mudanças e os resultados esperados.
6. Seja ridiculamente simples – Lembre-se sempre disto:
Uma apresentação quanto + Simples + Inteligente!
Seja o mais sucinto possível – produza um material com pouquíssimas páginas e deixe os detalhes para o backup (que só deve ser usado em casos extremos de necessidade de explicação dos mesmos).
7. Dê sua opinião embasada neste conhecimento
Agindo assim, se preparando em cima do conhecimento que você gerou dos dados e das análises das informações de das conclusões apuradas, você passará a ter um domínio único do conteúdo da sua apresentação e poderá até fazê-la no escuro, no caso de queda de energia durante um longo período.
Prove como o conteúdo da sua apresentação como seu projeto ou sua ideia vão mudar a empresa e a vida dos colaboradores para melhor.
Tenha foco, objetividade e concisão o tempo todo – isto é o que esta audiência espera de você.
Saiba que qualquer que seja a sua platéia (principalmente se ela for composta por seus chefes e ou os chefes deles) ela só vai comprar a sua ideia se a entender clara e perfeitamente (quem não entende, não compra por não perceber o valor existente na ideia). Seja o mais claro e faça-se entender de primeira.
Reserve um tempo para debate com perguntas da audiência e prepare-se para responder qualquer pergunta sobre seu projeto.
E por último – pelo amor de Deus – jamais mate suas melhores apresentações fazendo vários slides cheios de textos e nunca, mas nunca mesmo em sua vida profissional leia-os para seus ouvintes – eles não estão lá para ter uma sessão pública de leitura do que já está escrito. Eles estão lá para debater, discutir, sugerir melhorias nas suas ideias para melhorar o ambiente e fazer a empresa ganhar dinheiro.
Que as ideias resumidas acima possam te ajudar na produção das melhores apresentações de sua vida!
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