“Os grandes navegadores sempre sabem onde fica o norte. Sabem aonde querem ir e o que fazer para chegar a seu destino.”
Frase de Jim Collins
Para ilustrar este post escolhi a obra de arte, a pintura “Janie” do famoso pintor italiano Amedeo Modgliani, uma pintura de quadro.
Nele, além do belo uso da cor, a imagem me sugere uma mulher pensativa a respeito do que fazer na vida, com o tempo e com as decisões que precisa tomar.
Como ter mais tempo, ser mais produtivo e menos estressado ?
Ao longo de toda minha vida pessoal e profissional os meus maiores inimigos sempre foram a falta de tempo, o tédio, a rotina e o stress nosso de cada dia. Você também odeia esses caras?
Neste post, eu compartilho as melhores práticas que aprendi e incorporei no meu dia a dia para vencer estes inimigos :
Como você usa ou gasta o seu tempo? Você está satisfeito pela forma como o faz hoje?
Geralmente nós começamos o ano cheios de planos e ideias de coisas que precisamos e queremos fazer, só que na prática nem sempre realizamos o que programamos quando o ano termina não é mesmo?
E as desculpas acabam sempre sendo as mesmas – falta de recursos, falta de tempo, gente e dinheiro.
Quer uma dica legal para você fazer mais com menos neste ano?
Use a velha e simples matriz de utilização de recursos, entre eles o tempo :
Esta matriz é óbvia, antiga e bem conhecida, mas geralmente pouco usada.
Ela tem como principal ideia te ajudar a se concentrar no que é mais importante para você e que te traz resultados mais significativos.
A ideia é óbvia e bem simples :
Priorize as coisas mais importantes em primeiro lugar.
Primeiro faça uma lista detalhada de tudo o que você tem que fazer neste ano, no mês, na semana até chegar ao seu planejamento diário – coloque três campos nesta lista :
O que fazer + Urgência + Importância
Primeiro liste tudo o que deseja ou tem que fazer no período programado, apenas liste suas tarefas.
Depois volte na sua lista e coloque ao lado de cada tarefa uma classificação para a urgência e a importância de cada uma.
As tarefas urgentes são geralmente aquelas para as quais as pessoas dedicam mais atenção e tempo, mas que pouco agregam para a sua realização pessoal e profissional.
As tarefas importantes são aquelas que contribuem para a sua missão, a sua visão, os seus valores e conclusão de suas metas.
Mas são as que costumam receber menos atenção, dedicação e tempo porque estão sempre sufocadas pelo foco na realização das tarefas urgentes.
Como resolver este problema?
INTELIGÊNCIA É A ARTE DE ESCOLHER O QUE NÃO FAZER !
Ao listar tudo o que você precisa ou deseja fazer e atribuir um grau de importância e urgência para cada atividade, você acaba ganhando mais tempo e realizando mais coisas importantes.
Priorize suas tarefas sempre deste modo:
Retire suas tarefas da lista e insira-as na matriz do utilização de recursos :
Concentre-se nos quadrantes 1 (verde) e 2 (amarelo) – é neles que você precisa passar grande parte do seu tempo – pois lá estão as atividades mais importantes e mais urgentes a serem realizadas.
Priorize as atividades do quadrante 2 (amarelo) pois lá devem estar todas as atividades que você marcou como importantes e que ainda não são urgentes, pois de acordo com sua programação elas tem uma data de médio e longo prazo para conclusão – mas cuidado – não deixe que eles se atrasem para não se transformarem em algo crítico e urgente, como nas crises.
Dê muita atenção ao quadrante 1 (verde) pois nele, além das suas atividades mais importantes estão aquelas sinalizadas também como mais urgentes (que se não realizadas podem incendiar sua agenda e fazê-la pegar fogo metaforicamente falando).
No quadrante 3 (laranja) – você vai perceber que estão as suas grandes interrupções e compromissos desnecessários não ligados às suas maiores prioridades – este costuma ser o quadrante que mais te pressiona ao longo do tempo e ele é rapidamente preenchido por pessoas que não respeitam o seu tempo – são as interrupções de sempre – convites para reuniões longas e demoradas, ligações telefônicas de “sequestradores” do seu tempo e e-mails ou mensagens que exigem atenção ou ação rápida e imediata que não te ajudam a realizar o que é mais importante para você.
Fuja destas atividades – se possível tente adiá-las, cancelá-las ou delegar para outras pessoas.
Melhor ainda é dizer não com firmeza para os “sequestradores de tempo de plantão” – lembre-se que não também é resposta e o não para o que menos importa é um grande aliado para te ajudar na realização do que mais importa.
No quadrante 4 está a sua cesta de lixo do tempo – perceba a quantidade de coisas, atividades, convites e tarefas que depositam por lá – não perca seu tempo com elas, pois elas não são nem importantes e nem urgentes.
Gerenciar tempo e os demais recursos com esta matriz parece óbvio não, mas existe algum fator psicológico nas pessoas que as puxa para o contrário, talvez porque as tarefas urgentes estejam associadas às pressões externas, à aspectos culturais (como o de nunca dizer não).
Além disto as tarefas urgentes são sempre as mais visíveis e que mais insistem em ação e as que nos dão a falsa ilusão sermos importantes por estarmos sempre ocupados (ainda que com atividades que não nos levam a lugar nenhum).
Elas são as mais populares entre os ansiosos de plantão.
São elas que sempre saltam na frente das outras.
Elas às vezes se disfarçam de tarefas agradáveis e simpáticas para te distrair e fazer você perder seu rico e precioso tempo.
Só que na maioria das vezes as tarefas mais urgentes costumam ser também as menos importantes.
Respeite mais o seu tempo e respeite mais o tempo dos outros :
FOQUE NAS COISAS MAIS IMPORTANTES PRIMEIRO SEMPRE !
Para encerrar este post, escolhi o vídeo “Quanto tempo você tem?” inspirado numa peça para provocar nosso pensamento sobre a quantidade e a qualidade do tempo que temos e que vivemos (use o recurso do tradutor do youtube) – o argumento do vídeo é usar um grão de feijão para marcar cada dia da nossa vida e analisar quantos grãos de feijão nós usamos bem ou jogamos fora ao longo da nossa jornada :
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