Alerta: sua empresa pode estar acima do peso e a culpa deste excesso é da complexidade que a cerca.
A complexidade é uma espécie de gordura invisível que se acumula nos processos da empresa e que corrói cerca de 10 a 15 % dos seus lucros.
A complexidade tira a agilidade, a velocidade, o aumento da produtividade e a capacidade de competir e de se diferenciar dos concorrentes.
Uma empresa mais ágil, mais simples, mais enxuta e mais autoconfiante negocia, produz e entrega muito mais rápido que seus rivais e fica mais atraente para seus clientes.
Diagnóstico
A complexidade é um sintoma, um efeito cujas principais causas são:
- Burocracia em excesso;
- Controles em demasia desnecessários ou ineficientes;
- Excesso de regras e procedimentos internos obsoletos;
- Doença caracterizada pelo excesso de e-mails circulantes na empresa ou pelo excesso de reuniões desestruturadas, longas, chatas, sem objetivos pré-definidos;
- Falta de definição clara do que a empresa ou a chefia espera de seus colaboradores;
- Excesso de processos internos começados com “Re” tipo Refazer, Reprocessar, Redigitar;
- Excesso de processos tipo macarrão, processos com tarefas, documentos, autorizações que vão e voltam entre pessoas, entre áreas e entre setores da empresa, processos que não fluem de forma contínua, mas de forma confusa, com um monte de idas e vindas;
- Excesso de centralização e de assinaturas redundantes com pouca delegação – colaboradores com muitas responsabilidades e nenhuma autoridade.
Tratamento para alcançar o aumento da produtividade empresarial
Para eliminar a complexidade e conseguir o aumento da produtividade e da simplicidade da sua empresa, faça os seguintes exercícios:
- Ridicularize enfaticamente seu ódio à burocracia – institua uma mentalidade de desburocratização pela empresa;
- Revise todos os controles – elimine sem dó aqueles que forem desnecessários e cuja falta jamais será sentida por alguém;
- Melhore os controles necessários – teste a eficácia dos mesmos e redesenhe-os para que fiquem mais simples e mais rápidos;
- Faça uma faxina periódica de normas e procedimentos obsoletos;
- Incentive uma cultura de redução radical de e-mails e reuniões improdutivas e desnecessárias – crie grupos para simplificação e treinamento dos funcionários em métodos mais simples, mais rápidos e mais práticos, exija que toda reunião utilize duas placas: uma no início com os dizeres “Que resultados queremos atingir com esta reunião” e outra no final indagando “Esta reunião atingiu os resultados esperados?”;
- Estabeleça um processo de definição clara do que a empresa ou a chefia espera de seus colaboradores e crie sessões de comunicação e feedbacks periódicos;
- Elimine todos os processos iniciados com “Re” que impliquem em retrabalho de algum tipo;
- Automatize o máximo de tarefas manuais possíveis, mas faça antes um inventário e um corte daquelas que dariam mais resultado se fossem eliminadas do que automatizadas;
- Incentive a redução radical de assinaturas e autorizações, sem perder os controles objetivos;
- Incentive a descentralização e a delegação de tarefas, dê mais poder aos colaboradores para que eles tenham tanto responsabilidade quanto autoridade para irem em frente;
- Incentive a tomada de decisão rápida em todos os níveis organizacionais da empresa;
- Faça uma revisão de todos os processos da empresa, reduza ciclos e etapas entre tarefas, faça o produto chegar mais rápido ao cliente;
- Combata os gargalos que geram paradas e restrições em pontos chaves da empresa.
Comentário final: simplifique.
Não existe nada mais inútil do que fazer bem feito aquilo que não precisa!
A complexidade come cerca de 10 a 15% dos lucros da sua empresa.
A simplicidade faz sua empresa ganhar muito dinheiro – inspire-se nestes dois exemplos:
- Clips – um simples arame dobrado com mil e uma utilidades que faz seus proprietários e fabricantes ganharem dinheiro.
- Google – uma simples tela em branco com um retângulo no meio que processa o mundo inteiro da forma mais simples e besta possível e faz sua empresa ser uma das maiores do mundo e uma das que mais ganha dinheiro no planeta.
Lembre-se sempre desta frase:
Simplificar é a arte de cortar, reduzir, eliminar, retirar partes e peças de produtos e serviços até o ponto de não despersonalizá-los.
Coloque sua empresa para fazer dieta, praticar exercícios diários para reduzir a complexidade e aumentar a simplicidade e ganhe rapidez, produtividade e competitividade.
Deseja ler mais dicas para o aumento da produtividade da sua empresa? Leia o artigo:Dicas inteligentes para o aumento de produtividade.
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