“QUEM NÃO MEDE, NÃO GERE ! ”
Frase inspiradora do dia – de Maluco:)
Você – uma pessoa melhor e mais bem sucedida! Esta é a causa pela qual trabalhamos apaixonadamente aqui no blog do Maluco:)
Você um profissional de destaque, com performance e rendimento superior – É o objetivo deste post !
Para ilustrar este post, escolhi a foto de uma cena do filme Tempos Modernos de Charles Chaplin de 1936.
O filme tempos modernos, mostra a vida de operários com a revolução industrial, em que houve a passagem da produção artesanal, para a produção em série. Os operários se submetiam a uma forma de produção em que não era mais de acordo com suas condições físicas e psicológicas, mas sim uma forma de produção que visavam maior lucro independente das condições de seus trabalhadores.
O filme é uma excelente obra de arte em forma de crítica e sátira ao modelo de trabalho pós revolução industrial.
Dando continuidade à série de posts sobre como obter o mais alto nível de excelência em gestão na sua empresa, hoje vou compartilhar com você a quarta coisa mais importante para que você possa administrar a sua empresa como fazem as empresas consideradas de nível classe mundial.
Depois de Resultados (1/9), de Clientes (2/9), de Pessoas (3/9) a quarta coisa mais importante para garantir uma gestão que dê resultados é cuidar dos processos.
Então decidi compartilhar com você algumas dicas sobre como você pode aperfeiçoar e melhorar a maneira como você e sua empresa lidam com os processos críticos de sua empresa para atingir o nível de excelência em gestão de classe mundial:
4) PROCESSOS:
Conheça o método inovador de melhorar processos organizacionais:
As ideias que vou apresentar a seguir têm o objetivo de provocar uma mudança de pensamento na forma como as pessoas enxergam a tradicional atividade de melhoria de processos organizacionais, especificamente em relação à escolha de quais processos mudar e em que ordem e sequência, de maneira a aumentar significativamente a eficiência e principalmente a eficácia da empresa.
Eu costumo apresentá-las em minhas palestras e seminários para executivos responsáveis pelas atividades operacionais das organizações.
Quebre velhos paradigmas e melhore a gestão de processos organizacionais
Começo descrevendo o que, para mim, representa o velho paradigma na gestão de processos organizacionais e que ainda é vigente na maioria das empresas atualmente (falo por experiência própria e pelo contato que tenho tido com muitas empresas vivendo situações semelhantes nos dias de hoje).
O grande objetivo de todas elas é provocar um choque de gestão e para isto elas acabam gastando uma relativa fortuna contratando empresas externas e com elas mobilizando um enorme contingente de colaboradores internos para fazer um extenso e detalhado mapeamento de todos os seus processos, identificação de erros, falhas e problemas e confecção de planos de respectivos planos de ações para endereçar suas soluções.
Até ai, uma iniciativa louvável, não fosse pelo fato de que o uso de tais paradigmas já não são capazes de gerar os resultados esperados, principalmente aos olhos dos clientes cada vez mais exigentes, mais impacientes, menos tolerantes a erros, falhas e atrasos, e pior: cheios de concorrentes alternativos, loucos para atraí-los com propostas novas ou diferentes de trabalho.
Para ilustrar este paradigma, eu uso a ilustração abaixo:
De acordo com esta figura, o processo convencional de melhoria de processos realizados pelas forças tarefas internas geralmente coordenadas por empresas externas contratadas para esta finalidade, procura identificar, mapear e documentar todos os processos organizacionais de A até Z.
Em minha opinião, o que mais prejudica este velho paradigma são os seguintes pontos:
Aumento de custos operacionais, com deslocamento em massa de funcionários chaves de áreas operacionais para se dedicarem por um bom período à criação de uma série de burocracias internas desnecessárias (estas atividades em linhas gerais acabam gerando mais papéis, mais documentos para serem preenchidos, mais controles, mais reuniões, mais gráficos, mais relatórios,..) que acabam por não só aumentar os custos operacionais, quando deveriam reduzi-los.
O uso deste velho paradigma ainda nos dias de hoje toma um tempo proibitivo dentro das empresas cada vez mais desafiadas a otimizar a utilização de seus recursos. Tem empresa que eu conheço que chegou a levar mais de um ano para identificar, varrer e mapear todos os processos organizacionais de A(do primeiro) até Z(ao último) e quando terminaram o trabalho, a maioria dos processos já eram diferente do que o original.
Outro sério problema desta metodologia, que passa perigosamente despercebido pelas administrações em geral, é que a tentativa de melhorar todos os processos organizacionais ao mesmo tempo, principalmente aqueles processos que não são críticos e não são gargalos ou não estão ligados a estes pode causar um efeito colateral indesejável: a piora dos gargalos.
O investimento de tempo, dinheiro e gente para melhorar onde não é necessário (por não ser gargalo) acaba agravando ainda mais a situação, inclusive gerando mais custos com aquisição de novas máquinas e equipamentos que não são prioridade no momento, contratação de novos funcionários que ao acelerarem áreas ou setores que não são os mais críticos tornam mais crítica a situação daqueles que o são, reduzindo assim a otimização na utilização de capital da empresa.
Melhorando os processos organizacionais
Como proposta inovadora e revolucionária para quebrar este velho paradigma, eu faço a seguinte proposta representada pela figura abaixo:
Com esta ilustração eu proponho que seja abandonada a tradicional ideia de querer mapear e melhorar todos os processos organizacionais ao mesmo tempo.
No lugar disto, eu sugiro que se faça um trabalho inicial de identificação de quais são os processos mais críticos e relevantes para os clientes.
Sugiro que se utilizem os resultados priorizados das pesquisas de satisfação e lealdade que toda empresa normalmente faz e das visitas e contatos regulares de profissionais-chave da empresa com as pessoas-chave dos clientes – não somente os compradores das mesmas, mas também os verdadeiros usuários dos produtos e serviços do outro lado.
Uma dica é cruzar estes dados com o atual índice de devoluções, de reclamações e de problemas enfrentados pelos clientes atualmente.
O melhor jeito de fazer qualquer revolução numa empresa é olhando para ela de fora para dentro – começando de trás para frente – olhando para o que precisa melhorar aos olhos do clientes e nunca o contrário.
Eu proponho uma mudança radical de paradigma: ao invés de tentar melhorar todos os processos organizacionais ao mesmo tempo (inclusive os que não são críticos e gargalos) a empresa cuide de identificar apenas aqueles muito poucos processos organizacionais vitais que para os clientes não admitam nenhum erro, falha ou atraso sequer.
E proponho que se coloque para tratar deles somente os melhores recursos humanos da empresa (os melhores, mais inteligentes e mais capacitados funcionários, independente da área em que eles estejam).
Que o exército dos seus melhores funcionários se debruce em cima da análise dos efeitos sentidos pelos clientes e consequente identificação dos poucos processos internos que geram as principais causas de defeitos dos mesmos.
Uma vez que eles identifiquem como os clientes medem a empresa em relação a estes poucos processos críticos, eu proponho o início de uma série de trabalhos que objetivem melhorias internas em todos aqueles processos cujas performances atuais sejam muito inferiores às expectativas dos clientes.
Para isto, sugiro a geração de um Painel de Indicadores de Desempenho que mostre a situação atual dos processos considerados mais críticos pelos clientes e o acompanhamento dos resultados dos esforços de melhoria dos mesmos.
A ideia principal nesta quebra de paradigma é revolucionar a empresa ao identificar somente aqueles processos mais críticos que representem gargalos e trabalhar até que eles percam o status de críticos e gargalos.
Até aqui apresentei uma ideia para revolucionar a forma de identificar os processos organizacionais que precisam ser melhorados.
A seguir, pretendo compartilhar com você formas inteligentes para melhorá-los de fato :
Qualidade no Trabalho – Como encontrar as soluções dentro dos seus próprios problemas
Alguma vez na sua vida, você já se deparou com um sério e grave problema nas mãos para resolver, e pior… sendo pressionado para achar a solução de forma rápida, inteligente e urgente (desafiando até as leis da física, tentando encontrar uma solução para ontem) ?
Eu escrevi este artigo com o objetivo de contribuir com propostas adicionais, inteligentes e impactantes ao seu processo natural de resolver problemas difíceis e complicados e aumentar a sua qualidade no trabalho.
QUEM NÃO MEDE NÃO GERE!
Esta frase resume este post.
O primeiro passo para resolver um problema muito sério é medi-lo, pois repetindo o que ela diz : Quem não mede não gere!
Para ilustrar a importância da medição na solução de problemas vou lembrar de duas saídas diferentes que você pode adotar para solucionar graves problemas de saúde na sua vida.
Se um belo dia, você acorda com uma enorme dor de cabeça, você pode adotar uma das duas estratégias para combatê-la :
1 – A Estratégia do Farmacêutico que, para te ajudar a resolvê-la rapidamente, te receita um comprimido para dor de cabeça. Você toma o remédio, mas três dias depois a maldita dor de cabeça está de volta.
Isto acontece, porque o farmacêutico na tentativa de te ajudar logo, te receita um remédio para atacar o sintoma (a dor de cabeça) e não a causa – só que o efeito do comprimido para atacar este sintoma geralmente é curto e temporário e a dor acaba voltando.
2 – A Estratégia do Médico, que te recebe para uma consulta, conversa com você e depois pede uma lista de exames para tentar descobrir as causas do seu sintoma (dor de cabeça).
Com os resultados dos exames, o médico faz um diagnóstico e uma recomendação e te indica procedimentos e medicamentos para atacar as causas do seu problema e assim ele praticamente não volta a te atacar mais.
O mesmo acontece quando você está diante da necessidade da melhoria da qualidade no trabalho, o ideal é você tratar o problema que está enfrentando usando a estratégia do médico – entendendo claramente os sintomas, tentando descobrir e tratar as suas causas.
Como melhor a qualidade no trabalho, então?
Para te ajudar a se transformar num verdadeiro Herói no seu trabalho, eu redigi um pequeno e simples roteiro para você seguir e aumentar a qualidade no trabalho.
A minha sugestão segue um roteiro simples ilustrado por um caso didático:
O problema
Imagine que você é responsável por uma empresa que produz um produto X e a maioria dos clientes esteja reclamando fortemente de que as entregas do seu produto estão atrasando muito além dos 8 dias de prazo combinados em contratos.
Eles reclamam que a entrega do seu produto é muito irregular, imprevisível e que isto está gerando sérias dores de cabeça para suas respectivas empresas.
A solução – Proposta de roteiro para melhorar a qualidade no trabalho:
Siga então os passos abaixo para melhorar a qualidade no seu trabalho:
1. Defina claramente qual é a expectativa dos seus clientes de forma gráfica (entrega até no máximo em 8 dias – linha azul do gráfico) :
2. Meça a performance atual do seu processo contra a expectativa dos clientes (linha vermelha do gráfico) e descubra através dos dados e fatos o quão fora das expectativas está a sua performance:
3. Descubra onde estão os problemas do seu processo – detecte e analise os casos de horror – pontos de pior resultado em relação à expectativa (bolhas laranjas do gráfico)- Você vai se deparar com o pior dos mundos e descobrir que é lá que estão os seus problemas – veja neste exemplo que algumas entregas demoraram 30 dias ou mais (bem acima dos 8 esperados e contratados).
Neste ponto, reúna os funcionários envolvidos no processo e peça para te contarem o que mais contribui para que estas entregas sejam tão ruins.
4. Mas calma, antes de sair tentando resolver os problemas detectados, tentando toda uma engenharia para gerar soluções novas, faça mais uma investigação e surpreenda-se muito com esta dica hiper inteligente que eu vou te dar para melhorar a qualidade no trabalho:
Desta vez investigue e descubra os casos de sucesso do seu processo (onde a performance tenha ficado dentro ou até abaixo da expectativa dos clientes).
Aqui você vai analisar o melhor dos mundos :
– SURPRESA! É lá (nos casos de sucesso) que já estão as suas soluções para todos os seus problemas (casos de horror), só te esperando para serem aplicadas, sem necessidade de muitos dias e longas horas na tentativa desesperada de achar uma resposta.
Esta dica vale ouro pois ela agiliza muito o seu trabalho e te permite, em questão de horas já descobrir e aplicar as soluções que precisa para resolver os seus problemas :
Pergunte para os seus colaboradores como foi que eles conseguem entregar num prazo tão excelente (veja no exemplo – algumas entregas foram feitas em menos de 5 dias) isto significa que esta é, na pior das hipóteses, a capacidade ótima do seu processo.
Descubra a mágica que possibilita tanto sucesso nas entregas e procure replicá-la, copiá-la e repeti-la mais vezes ajustando os processos ruins de acordo com as boas práticas dos processos bons dentro do seu mesmo desafio para melhorar a qualidade no trabalho.
Que estas dicas possam te inspirar muito no seu desafio de melhorar a qualidade no trabalho e nos seus projetos e te transformar num Herói perante seus chefes e seus colegas, e que elas te ajudem a aumentar a sua capacidade e o seu valor pessoal e profissional.
Conheça os outros posts da série AS 9 COISAS MAIS IMPORTANTES PARA AUMENTAR A EXCELÊNCIA NA GESTÃO DE SUA EMPRESA :
Clique aqui para ler a primeira coisa mais importante
Clique aqui para ler a segunda coisa mais importante
Clique aqui para ler a terceira coisa mais importante
Para encerramento deste post, escolhi uma trailer com as músicas que foram tema do filme Tempos Modernos :
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